En la dinámica economía actual, para que las empresas sigan siendo competitivas, se ha vuelto fundamental lograr la transformación organizacional a través de tecnologías de punta, como lo es un ERP en la nube.
Los ERP en la nube modernos pueden satisfacer dicha necesidad con una solución totalmente integrada que es más rentable y flexible que la mayoría de los sistemas heredados. Lo que permite a las empresas satisfacer eficazmente las demandas de las cambiantes necesidades y el crecimiento continuo.
Mientras los ERP heredados son totalmente capaces de ser modificados y mejorados para satisfacer las necesidades empresariales actuales, tarde o temprano todas las organizaciones aterrizarán en la misma pregunta: ¿Es momento de una actualización de ERP?
A menudo, esa pregunta es provocada por una creciente conciencia de que existen mejores soluciones disponibles. Otras veces, nace de la duda; esa sensación molesta de que su sistema no está entregando los beneficios que debería. Y, otras veces, es evidente que hay cosas que debe hacer para mantenerse competitivo, que su sistema heredado no puede manejar sin una inversión significativa de tiempo y dinero.
Cualquiera que sea la razón, cuando comience a cuestionar si es el momento de actualizar su sistema ERP, le compartimos cinco factores a considerar que pueden ayudarle a determinar si es el momento adecuado para su negocio.
¿Cómo saber si es momento de actualizar mi sistema ERP?
1. No hay un sistema ERP perfecto
Debido a que la tecnología está mejorando y evolucionando constantemente a un ritmo sin precedentes, puede sentirse cómo un sistema perfectamente capaz es anticuado o inferior. Con demasiada frecuencia, las organizaciones desperdician valiosos recursos en la búsqueda del ERP perfecto, creyendo que su sistema heredado es de alguna manera deficiente e inhibe el crecimiento.
No obstante, es importante saber que no existe un ERP perfecto, solo el ERP adecuado para sus necesidades.
Parte del problema es el término “ERP heredado'', utilizado para describir casi cualquier sistema instalado que implica tecnología obsoleta. Sin embargo, suponiendo un mantenimiento regular, actualizaciones y mejoras, muchos sistemas heredados son capaces de adaptarse a los requisitos cambiantes del mercado o a su mismo negocio.
Si comienza a notar deficiencias con su ERP, primero asegúrese de que su sistema tenga todas las actualizaciones y versiones recomendadas. A continuación, pregúntele a su proveedor si los complementos (add-ons) o mejoras podrían resolver los problemas que ha encontrado.
Ahora pregúntese ¿qué tipo de inversión requerirían esas mejoras en tiempo y dinero? Dependiendo de la respuesta, puede quedar claro si es más rentable implementar las correcciones o reemplazar la solución actual.
Tenga en cuenta que el costo es más que el precio. Es posible que los complementos y mejoras no sean la solución. Si no son capaces de satisfacer los requisitos de su negocio y realmente apoyar las necesidades de su empresa y clientes, el costo a largo plazo podría superar la inversión inicial de un nuevo sistema.
Por el contrario, una nueva solución ERP probablemente proporcionará beneficios que no aparecen en el balance. Desde una mayor eficiencia y productividad hasta una mayor visibilidad y agilidad. Además, le permitirá seguir siendo competitivo.
2. ¿Su ERP actual satisface las necesidades de su empresa y las de sus clientes?
Al igual que con la mayoría de las tecnologías, una señal reveladora de que es momento de una actualización es cuando la solución actual comienza a convertirse cada vez más en un problema que una solución. Cuando su sistema ERP comienza a fallar de maneras críticas, es hora de considerar seriamente una actualización.
Algunas posibles áreas de preocupación que deben levantar “banderas rojas” incluyen si su sistema es:
- Costoso y difícil de mantener
- No lo suficientemente respaldado por su proveedor
- Incapaz de cumplir con nuevos requerimientos o sólo puede hacerlo de forma limitada
- Capaz de soportar nuevas tecnologías o requisitos con dificultad, alto costo y retrasos
- Difícil de aprender y usar, por lo que es una solución que inhibe, en lugar de mejorar la eficiencia
- Engorroso, plagado de tiempos de respuesta lentos y de almacenamiento y recuperación inadecuados de la información
- Obsoleto, hasta el punto que requiere apoyo especializado de un grupo cada vez menor de programadores con conocimiento del mismo
Por lo general, estos problemas evolucionan lentamente con el tiempo, pasando desapercibidos hasta que surgen situaciones graves. En ese punto, normalmente hay un apuro por hacer algo, y esa nunca es una buena manera de tomar decisiones empresariales inteligentes. Pero si usted analiza constantemente el rendimiento de su sistema, usted puede ser capaz de planificar mejor sin la presión adicional de urgencia.
3. Costos actuales de su ERP
Cuando se sientan a hacer cálculos, muchas empresas se sorprenden de lo que realmente cuesta mantener su sistema ERP operando. Esto se debe a que, además de los costos directos que la mayoría de los líderes empresariales son conscientes, los costos indirectos están asociados con el ERP.
Como sugiere el término, los costos directos son bastante obvios. Son las cuotas mensuales y anuales pagadas a sus proveedores de software y hardware, así como cualquier costo continuo del soporte de varios proveedores de servicios y consultores que ayudan a mantener todo funcionando sin problemas.
Aparte de esos cargos continuos, también debe tener en cuenta los costos adicionales para mantener su sistema actualizado, así como cualquier mejora necesaria para resolver problemas existentes o previstos.
Además, hay una serie de costos a considerar relacionados con su departamento de TI, como salarios y beneficios, espacio, servicios públicos y suministros. Si es posible, intente separar los costos internos de TI que se pueden vincular directamente a la compatibilidad con su ERP. Estos costos de soporte interno pueden ser particularmente importantes si su equipo tiene que invertir tiempo y recursos adicionales en un sistema de bajo rendimiento.
4. El costo de un nuevo sistema
Uno de los principales factores que impide que muchas empresas migren a cualquier nueva tecnología es la incertidumbre del costo potencial de los sistemas cambiantes. Eso es comprensible, ya que es una inversión significativa. Y un nuevo sistema ERP probablemente representa uno de los mayores gastos que una empresa hace durante el año.
Sin embargo, esa inversión debe considerarse en el contexto de los beneficios que se obtendrán en forma de eficiencia, productividad y visibilidad vs. la cantidad de tiempo, dinero y recursos que se gastan para mantener el sistema actual. También es importante pensar en ello en términos de costos del ciclo de vida. Esto es, el costo total a lo largo de su vida útil, no solo la inversión inicial por adelantado.
Al considerar el costo de un sistema de reemplazo, el precio de las licencias de hardware y software es sólo una parte de la ecuación. Asegúrese de incluir también:
- Redes y dispositivos periféricos. (P.ej. escáneres de códigos de barras, estaciones de entrada remotas y dispositivos móviles, además del soporte)
- Conversión y entrada de datos al nuevo sistema
- Archivo y acceso a registros históricos
- Preparación ante desastres, incluidos sistemas de copia, recursos de recuperación de datos, conectividad redundante y comunicaciones
- Educación y formación
- Nuevo desarrollo y documentación del flujo de trabajo
- Aumento en la nómina por horas extras trabajadas durante la implementación o la contratación de personal temporal mientras su equipo se centra en la implementación
Por último, es importante comprender las diferencias en la estructura de costos entre un ERP en la nube y un sistema local. Con un ERP en la nube, existen pocos o ningún costo inicial para el hardware. Su contrato también incluye mantenimiento y soporte continuos, lo que reducirá en gran medida sus costos de TI internos.
A corto plazo, la cantidad de dinero necesaria para implementar un ERP en la nube es mucho menor que para una solución local. Incluso más allá de un período de tiempo de 5 años, el costo total de una solución en la nube o SaaS (Software as a Service) es menor.
5. Asegure una aprobación en consenso
Una inversión de esta magnitud, que afectará a casi todas las áreas de la organización, requiere la aprobación de los principales responsables de la toma de decisiones. Esto comienza con un análisis integral del costo-beneficio que establece claramente el retorno esperado de la inversión (ROI).
Aunque la parte del costo es bastante sencilla, el beneficio puede ser algo más abstracto. Sí, habrá ahorros que pueden atribuirse directamente a una reducción de los costos de TI y una disminución en el mantenimiento requerido.
Sin embargo, algunos de los ROI más importantes pueden requerir liderazgo para imaginar cómo el nuevo sistema transformará la empresa y permitirá resultados clave que pueden ayudar a allanar el camino hacia el crecimiento.
Un ERP en la nube integrado tiene la capacidad de proporcionar una visión sólida de extremo a extremo de las funciones clave del negocio. Desde Finanzas y Recursos Humanos hasta Supply Chain y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Como resultado, las organizaciones obtienen una serie de beneficios en todas las operaciones. Entre ellas la mejora de:
- Rendimiento
- Eficiencia
- Productividad
- Agilidad
- Visibilidad
- Servicio al cliente
- Experiencia del cliente
- Experiencia de los empleados
Es posible que un ERP no produzca directamente todos estos beneficios, pero organizará, analizará y presentará datos de tal manera que le permita tomar mejores decisiones de negocio. Conduciéndolo a mejores resultados.
Haga del tiempo su aliado
Reemplazar un ERP heredado es una decisión importante y no debe tomarse a la ligera. Tampoco debe ser una decisión apresurada. Mientras la tendencia es que las empresas esperen hasta que sea absolutamente necesario, es importante entender que un reemplazo del sistema es un proyecto importante con una línea de tiempo prolongada.
El proyecto puede oscilar entre unos meses y más de un año. Depende de una serie de variables, tales como:
- El tamaño y la complejidad de la organización
- Si el sistema antiguo o nuevo (o ambos) son sistemas ERP en la nube
- El nivel de compromiso hacia el proyecto
- El nivel de cooperación/resistencia de los usuarios
Un partner de implementación de sistemas ERP con experiencia, como Dintec, puede ayudar a desarrollar y ofrecer un cronograma alcanzable. Entre más pronto identifique la necesidad de reemplazar su sistema e inicie el proceso de elección de su próximo ERP, mejor. Cuanto más tiempo se dedique al proyecto, más fácil será minimizar las interrupciones y lograr una implementación bien ejecutada.
En Dintec, queremos ayudarlo a impulsar su proceso de transformación digital. Contáctenos y conozca los beneficios de migrar a un ERP en la nube de vanguardia, como SAP.
